¿Quieren conocer los errores más comunes respecto a una implantación de un sistema como por ejemplo ERP, CRM o gestión de documentos? BARCELONA PUFFIN CONSULTING ha hecho un listado de 10 puntos de mejora para la PYME y sus proyectos de la transformación digital:

1) Ausencia de objetivos y plazos

Uno de los errores más comunes ocurre justo al inicio del proyecto. Como regla general, la dirección encarga un pedido interno por ejemplo para la introducción o conversión del sistema ERP o CRM. El director de proyecto seleccionado es honrado y con gusto asume la administración del proyecto. No es infrecuente que haya poca o ninguna duda sobre las intenciones y los plazos que se persiguen en este momento. El proyecto se inicia sin ninguna aclaración sobre si tiene algún sentido y se puede implementar de la manera deseada.

2) Objetivos pocos detallados

El siguiente error se sigue directamente: el proyecto debe implementarse rápidamente, los trámites molestos, como la definición detallada de objetivos, se realizan de manera rápida y poco cuestionable. La fórmula SMART para objetivos no debe considerarse como un deber, sino que debe entenderse correctamente como la piedra angular de un proyecto exitoso: los objetivos específicos, medibles, atractivos, realistas y programados se convierten en el elemento central de negociación en la fase de inicio del proyecto. La honestidad y la sencillez del director del proyecto son inconvenientes, pero dan resultado durante todo el proyecto.

3) Equipo de proyecto por disponibilidad

Un gran arte es conseguir las mejores personas para el proyecto. Especialmente las personas buenas son difíciles de encontrar en sus departamentos. Sólo la obstinación ayuda aquí. Debido a la armonía y las limitaciones de tiempo autoimpuestas, la selección de los miembros del equipo a menudo se basa en su disponibilidad. Se debe hacer especial hincapié en la experiencia, la experiencia y las habilidades de comunicación. Si, por razones de costo, los consultores externos son rechazados por completo, el proyecto tiene una probabilidad mucho mayor de fracaso.

4) Comunicación sin precisión

«Nunca dije eso», tales oraciones caen en casi todos los proyectos de sistemas. Si no trabaja por escrito desde el principio, comenzando con el trabajo interno y la definición de la meta del plan del proyecto y la aprobación de todas las partes interesadas, esto puede poner en peligro el éxito del proyecto. Ciertamente, algunas decisiones se toman más rápido de esta manera, simplemente no están claramente formuladas, compartidas por todos y no son transparentes.

5) Maquillaje de la realidad

En una fase temprana del proyecto, se registra el estado real de los procesos y las figuras clave. Hay dos tipos de correcciones cosméticas dañinas: por un lado, el estado quo se presenta de una manera peor para que sea más fácil lograr el objetivo. Por otro lado, los responsables del estado actual quieren ocultar errores y hacer que la situación se vea mejor de lo que es. Hacer de la apertura y la honestidad una virtud fundamental del equipo del proyecto, sin compromisos.

6) Selección del sistema por intuición

Después de un año, muchas compañías no pueden decir exactamente por qué eligieron este sistema. A menudo, es un empleado o proveedor de servicios el que dice «este o ese sistema sería ideal para usted». Por lo tanto, la decisión ya está fijada y se consultará para el cumplimiento de sus obligaciones con otros dos proveedores que presenten su solución desde el principio sin una oportunidad. Por lo tanto, especialmente con la selección del sistema, se debe consultar a un consultor externo experimentado y verlo claramente en el mostrador.

7) Individualización versus estandarización

El software debe adaptarse al proceso y no al revés. Eso suena intuitivamente obvio, pero no es cierto. Los sistemas modernos representan procesos esenciales con estándares de la industria que pueden ser individualizados. Sin embargo, un gran error es implementar todos los requisitos de comodidad de los departamentos especializados 1: 1. Esto resulta en altos costos de programación adicional y el sistema a menudo es muy difícil de administrar. Adherirse a los estándares siempre que sea posible, y preferiría permitir que los colegas se acostumbren a ellos cuando el cálculo de costo-beneficio habla en contra de la individualización.

8) Presión de tiempo

A menudo se ejecuta a través de todo el proyecto: «Tenemos que cumplir con el calendario, necesitamos una decisión ahora». ¿Por qué? A menudo, no importa si el sistema se introduce un mes antes o después. Un calendario de creación propia no debe poner a todo el equipo bajo presión y terminar poniendo en peligro el éxito. Esto es especialmente cierto al elegir el sistema: Tómese su tiempo. Si la decisión no es completamente clara y está respaldada por todos, entonces nos reuniremos más tarde.

9) Premiar la velocidad sobre la calidad

El lanzamiento de operaciones en vivo es el centro neurálgico de cualquier proyecto de un sistema de software. En ninguna parte es tan grande la probabilidad de fracaso. En ninguna parte es tan clara la calidad de la gestión de proyectos. Por lo tanto, es incomprensible que muchos sistemas se introduzcan demasiado pronto. Las funciones no están suficientemente probadas, la transferencia de datos está incompleta y los usuarios clave no están suficientemente capacitados. Aquí, también, el ajetreo y el bullicio juegan un gran papel. No ejecute el software hasta que se hayan hecho todos los preparativos.

10) Con la implantación del sistema el trabajado de verdad ha empezado

Una vez introducido, un sistema rápidamente deja de ser interesante. La dirección del proyecto ha recibido su premio, la gerencia está satisfecha, todo está funcionando, aparentemente. Si miras más de cerca, el retrabajo ahora comienza en muchos lugares. El nuevo sistema debe documentarse en detalle, aquí y allá aún son necesarios los ajustes, algunos datos deben transferirse. Pero nadie dirige estas actividades. Mantenga la atención en el proyecto, comunique el trabajo después de la introducción y exija los recursos para ello.

La PYME necesita una dirección de proyectos profesional del principio hasta el sistema está incorporado por completo en las tareas diarias de todos los usuarios. También el equipo que lleva un proyecto debe ser lo mejor posible en calidad y en experiencia.