Cada PYME quiere vender más, bajar costes y aumentar los beneficios. Estos objetivos se consiguen si la empresa gestiona, dirige y controla sus procesos transversales con eficacia (¿Hacemos lo que se debe hacer?) y eficiencia (¿Lo que hacemos lo hacemos bien?).
Sin embargo, en muchas empresas la organización está formada por funciones verticales: logística, operaciones, finanzas, contabilidad, marketing, ventas y post venta. Cada función mira a sus tareas sin contemplar las tareas a su derecha o a su izquierda, es decir, las de otro departamento.
Resulta muy útil que la dirección de una empresa haga un seguimiento del camino de un pedido dentro de su organización. En general un pedido tiene que pasar por las siguientes etapas: planificación de las ventas y de la capacidad de la producción, creación del pedido, estimación de los costes y precios, recepción y entrada del pedido, selección y priorización del pedido, programación y gestión de horarios, recopilación del pedido, entrega, creación de la factura, y finalmente el servicio post-venta, incluyendo una posible reclamación, y devolución.
Siguiendo el ciclo del pedido en dentro de la organización, la dirección tiene la oportunidad de observar dónde la empresa funciona bien o dónde falla en su actividad principal: cumplir con las expectativas y con el contrato de sus clientes.
Optimizar la gestión del ciclo de pedidos en una empresa requiere coordinación e integración de los diferentes silos, de las funciones empresariales. Solamente cuándo se entienden los detalles del ciclo de pedido la empresa puede perseguir objetivos como bajar el tiempo de entrega de 10 días a 5 días o bajar el stock de material un 35% o aumentar la cuota de entregas correctas al cliente de 85% a 95%.
Gracias a la transformación digital hoy en día la PYME tiene acceso a las soluciones adecuadas a un coste económico. Muchos procesos manuales que ahora son ineficientes se puedan integrar en un software para acelerarlos y convertirlos en eficientes. Las herramientas digitales garantizan un control de los procesos transversales. Con los datos generados en los sistemas informáticos se puede gestionar, dirigir y optimizar los procesos del ciclo del pedido.
Estos datos son la base para tomar las decisiones adecuadas respecto a las ventas, los costes, los márgenes, la rotación, el stock, tiempo de entrega etc. La ejecución de las medidas tomadas se rige ahora por indicadores medibles y objetivos.
La transformación digital bien encarrilada ofrece a la PYME resultados sólidos y sostenibles en el tiempo.
¿Qué piensa usted sobre la gestión del ciclo de pedido y la transformación digital? ¿Qué haría usted?